Im Schrank türmen sich Aktenordner, vollgestopft mit Unterlagen. Zu gerne würde man einmal gründlich ausmisten – doch groß ist die Angst, wichtige Unterlagen vorschnell zu entsorgen. Beim Aussortieren sind Verbraucher oft unsicher: Was müssen sie eigentlich aufbewahren – und wie lange? Fest steht: Die wenigsten Unterlagen müssen ein Leben lang im Aktenschrank lagern, aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollte man kennen und einhalten. Und was können sie bedenkenlos entsorgen? Was in dem Fall bedeutet: schreddern. Denn auf den Unterlagen sind oft sensible personenbezogene Daten verzeichnet.

Wer gründlich ausmisten möchte, muss zunächst einmal sorgfältig sortieren: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer ­ sie zum Beispiel wegen Krankheit ­ nicht selbst herauskramen kann“, raten die Experten von Stiftung Warentest.

Elektronische Unterlagen müssen gespeichert werden

Generell gilt: Was elektronisch empfangen wurde, muss ebenso gespeichert werden. Das betrifft zum Beispiel steuerlich relevante Rechnungen. Bestimmte Papier-Dokumente müssen aber immer im Original vorhanden sein. Dazu zählen etwa Verträge oder Urkunden. „Liegen Originalunterlagen auf Thermokopierpapier vor – zum Beispiel Tankrechnungen – ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren“, rät die Industrie- und Handelskammer.

Am besten legt man im Heimbüro verschiedene Sammelmappen und Ordner an, in denen man seine Papiere abheftet. Mit Aufschriften wie „Haus“, „Versicherungen“, „Altersvorsorge“ oder „Steuer“ verschafft man sich eine Übersicht. Die ältesten Schriftstücke werden immer zuerst abgeheftet. Das hat den Vorteil, dass man beim Aussortieren von hinten nach vorne vorgehen kann.

Für viele Unterlagen gibt es bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche Papiere man wie lange aufbewahren muss, in der Übersicht.

Diese Dokumente müssen Sie zwei bis sechs Jahre aufheben

Zwei Jahre lang aufbewahren

Für Einkäufe gilt die gesetzliche Gewährleistung von mindestens zwei Jahren. Garantien können noch länger laufen. Auch auf Handwerkerleistungen gelten zwei Jahre Gewährleistungsfrist. Kassenbons und Garantien sollte man also mindestens so lange sammeln.

Gewährleistungsansprüche verjähren nur, wenn der Verkäufer sich im Streitfall darauf auch beruft. Insofern bietet sich an, Kassenzettel so lange aufzubewahren, wie man das Produkt nutzt.

Stellt sich später heraus, dass der Verkäufer einen über die Eigenschaft einer Kaufsache arglistig getäuscht hat, so können Kunden sogar bis zu zehn Jahre nach dem Kauf den Vertrag noch anfechten und eine Rückabwicklung veranlassen. Tipp: Bezahlen Sie größere Anschaffungen immer mit der Girokarte und heben Sie Ihre Kontoauszüge auf. Der Kontoauszug ist als Beweis für den Kauf genauso viel wert wie ein Kassenbon.

Sechs Jahre lang aufbewahren

Diese Frist betrifft vor allem Selbständige: Sechs Jahre lang werden die geschäftliche Korrespondenz, Lohnkonten inklusive Bescheinigungen sowie für die Steuer bedeutsame Dokumente (zum Beispiel Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen und Geschäftsbriefe archiviert.

Diese Dokumente müssen Sie bis zur Rente aufbewahren

Zehn Jahre lang aufbewahren

Das Finanzamt kann zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern, falls der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Also sollten Sie Steuerbescheide und Kopien der Erklärungen so lange zu Hause haben. Am besten legt man eine Sammelmappe für Quittungen und Belege an, die man bei der nächsten Steuererklärung einreichen kann.

Bis zum Erhalt des nächsten Steuerbescheids sollten auf jeden Fall alle Unterlagen, die nicht mitgeschickt wurden, zusammen mit einer Kopie der Steuererklärung im Ordner bleiben. So kann der Steuerzahler den Bescheid mit seiner Erklärung vergleichen. Das Finanzamt kann den Steuerbescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, etwa wenn Tipp- oder Rechenfehler vorliegen oder nachträglich neue steuerrelevante Tatsachen bekannt werden.

Bei Unternehmern und Freiberuflern gilt die zehnjährige Frist darüber hinaus für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege.

Bis zur Rente aufbewahren

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Rentenversicherungsnachweise sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Zwar sind diese Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Doch falls dort irgend etwas schief geht, kann der Versicherte mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen. Auch Studienbescheinigungen sollten so lange aufbewahrt werden.

Diese Dokumente müssen Sie lebenslang aufbewahren

Lebenslang aufbewahren

Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen müssen lebenslang aufbewahrt werden. Bei Verlust kann es helfen, wenn Kopien dieser Papiere im Ordner sind. Auch Schul- und Arbeitszeugnisse sollten wirklich dauerhaft in einem Ordner lagern.

Rund ums Haus

Nebenkostenabrechnungen dürfen Mieter noch bis zu einem Jahr nach deren Erhalt anfechten. So lange sollten sie also mindestens aufbewahrt werden. Mietverträge oder Übergabeprotokolle können ruhig drei Jahre aufbewahrt werden: So lange läuft die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Hausbesitzer sollten ihren Kreditvertrag behalten bis die Immobilie abbezahlt ist, auch empfiehlt es sich Belege über bauliche Maßnahmen am Haus zu dokumentieren.

Sonderfall Kontoauszug

Gesetzliche Vorschriften gibt es hier nicht – doch falls die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und man diese zurückverlangt, gelten bis zu 30 Jahre Gewährleistung, ebenso bei Spar- und Kreditverträgen. Zwar speichern die Geldinstitute Kontodaten zehn Jahre lang, doch für nachträgliche Auszüge nehmen sie hohe Gebühren.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, beziehungsweise am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden. (mit dpa)