Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann viel mehr, als man gemeinhin vermutet. Unser Technik-Experte hat ein paar Profi-Tipps.
Tabellen-Programm7 Tipps, wie das Arbeiten mit Excel einfacher wird
Von Steffen Haubner
Lesezeit 3 Minuten
Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm hat nicht viele Fans – dabei lassen sich unzählige Alltagsaufgaben damit meistern. Wenn man weiß, wie.
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Hand aufs Herz: Wie stehen Sie persönlich zu Excel? Allein schon das Wort „Tabellenkalkulation“ lässt viele zurückschrecken. Ich gebe zu, dass es auch mir lange Zeit so ging. Bis ich erkannte, dass dahinter ein mächtiges Werkzeug steckt, mit dem sich unzählige Alltagsaufgaben virtuos meistern lassen.
Wussten Sie zum Beispiel, dass man die Inhalte aus PDF-Dateien mit ein paar Klicks in Excel-Tabellen verwandeln kann? Im Folgenden ein paar Tricks, die Sie neugierig auf das Programm machen sollen und die vielleicht auch einigen Excel-Könnern bislang unbekannt waren.
Tipp 1: Zum Zoomen das Mausrad verwenden
Bei großen Tabellen mit vielen Einträgen geht schnell der Überblick verloren. Dafür gibt es das Zoom-Tool rechts unten in der Funktionsleiste. Viel leichter geht das aber mit gedrückter STRG-Taste und dem Mausrad. Damit zoomen Sie Ihre Tabelle sozusagen im Mausradumdrehen heran oder weiter weg – übrigens nicht nur in Excel, sondern in den allermeisten Office-Programmen.
Tipp 2: Künstliche Intelligenz nutzen
Künstliche Intelligenz – auch bei Excel wirkt sie Wunder. Haben Sie etwa in der ersten Spalte eine Reihe von Namen und geben in die erste der Zelle der nächsten Reihe die passenden Initialen dazu ein, erkennt Excel das Muster. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter und klicken Sie STRG + E.
Excel trägt nun alle anderen Initialen ganz automatisch ein. Sie müssen es nur noch im rechts Ausklappmenü bestätigen. Auf die gleiche Art können Sie auch Vornamen und Nachnamen vertauschen und mit Komma trennen und vieles mehr. Das funktioniert auch mit Zahlen.
Tipp 3: Nicht den Überblick verlieren
Wie schnell verliert man die Spaltenüberschriften aus dem Blick! Klicken Sie auf „Ansicht“, „Fenster fixieren“ und „Oberste Zeile fixieren“. Nun können Sie selbst in großen Tabellen nach unten scrollen und wissen immer, in welcher Spalte Sie sich gerade befinden. Die „oberste Zeile“ ist dabei stets die, die gerade am oberen Rand zu sehen ist. So können Sie auch bequem Zeilenwerte vergleichen.
Tipp 4: Zellenbreite anpassen
Die einfachste Art, die Zellenbreite anzupassen: Fahren Sie in der obersten Zeile mit dem Mauszeiger über den Trennstrich zwischen zwei Zellen. Der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil. Ein Doppelklick sorgt nun dafür, dass die Zellen darunter genauso breit sind wie der längste Eintrag.
Tipp 5: Inhalt von PDF-Dokumenten einfach übertragen
Haben Sie schon einmal ein PDF-Dokument mühsam in eine Excel-Tabelle übertragen? Tun Sie das nie wieder! Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Daten“, dann ganz links auf „Daten abrufen“ und auf „Aus Datei“. Wählen Sie im Kontextmenü „Aus PDF“. Nun geben Sie den Ort an, wo Sie Ihre PDF-Vorlage gespeichert haben.
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen Excel unterschiedliche Vorschläge macht, wie die PDF-Inhalte in einer Tabelle angeordnet werden könnten. Wählen Sie die Variante aus, die Ihnen am sinnvollsten scheint. Klicken Sie nun auf „Daten transformieren“. Mit „Datei“ und „Schließen & Laden“ übernehmen Sie die Vorschau in Ihre Excel-Mappe.
Tipp 6: Zellen hervorheben
Unter dem Begriff „Bedingte Formatierung“ kann man sich wenig vorstellen. Diese Option findet sich im Bereich „Start“. Klicken Sie im Ausklappmenü auf „Regeln zum Hervorheben von Zellen“. Hier können Sie etwa festlegen, dass Werte über oder unter einem bestimmten Wert farblich markiert werden sollen. Das funktioniert auch mit Text oder Datumsangaben.
Tipp 7: Inhalte aus Tabellen herausfiltern
Langes Herumsuchen in großen Tabellen nervt. Um das zu vermeiden, legen Sie einen visuellen Filter an, was auch in Präsentationen einen professionellen Eindruck macht. Drücken Sie STRG + T, um aus der aktuellen Tabelle einen neuen Tabellenentwurf zu erstellen.
Wählen Sie oben im Menüband „Datenschnitt einfügen“ und die gewünschte Suchkategorie. Das neue Fenster können Sie beliebig verschieben, Form und Größe frei anpassen. Alle Werte der gewählten Kategorie sind als Schaltflächen eingetragen. Klicken Sie darauf, um blitzschnell zu filtern.