Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal schon gruseln: Eine neue Nachricht nach der anderen landet im Posteingang, alte sind noch nicht beantwortet oder bereits vergessen. „Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick“, sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie der Universität Erlangen-Nürnberg, der in Unternehmen eine Untersuchung zum Thema Informationsflut durchgeführt hat. Das Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt Arbeitnehmer unter Stress.

Ein Grund dafür ist die Flut an E-Mails: Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group im kalifornischen Palo Alto ermittelte, dass ein Arbeitnehmer pro Tag im Durchschnitt rund 110 E-Mails empfängt und verschickt. Die Zahl werde weiter steigen. Daher suchen einige Unternehmen die Lösung in einer Zero-Mail-Politik: Instant Messaging, Kommunikation im Chat oder interne soziale Netzwerke sollen die E-Post ersetzen. „Das verlagert das Problem aber nur“, sagt Gunter Meier, Sachbuch-Autor und Coach in Schwabach bei Nürnberg.

Und es ist auch nicht nötig, denn E-Mails sind kein Teufelszeug. „Man muss nur mit ihnen umgehen können“, bringt es Dagmar Friebel, Coach und Trainerin für Zeitmanagement in Münster, auf den Punkt. Die Lösung heißt Selbstorganisation. Und das geht so:

1. Unnötige Nachrichten abbestellen

Newsletter kündigen sowie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken per Mail abstellen. Außerdem sollte man im E-Mail-Programm eine Struktur anlegen, um Mails zu sortieren. So kann für jedes Projekt oder jeden Hauptkunden ein Ordner angelegt werden.

2. Mails in Ordnern sortieren

Meier rät, darüber hinaus Arbeitsordner beispielsweise mit Namen wie „Bearbeiten Priorität 1“ einzurichten, in die neue Nachrichten verschoben werden, die noch am gleichen Tag zu bearbeiten sind. „Priorität 2“ bedeutet, es ist ein Tag nach Posteingang Zeit. Welche Ordner nötig sind, überlegt sich jeder selbst, je nachdem, welchen Job und welche Aufgaben er hat. Der Posteingang sollte aufgeräumt und in diese Ordnerstruktur einsortiert werden. Damit nicht bald wieder Chaos herrscht, muss man das Sortieren beibehalten.

Wissenschaftler haben in Großbritannien erstaunliche Zahlen zum Umgang mit E-Mails ermittelt: 32 Tage im Jahr ist jeder fünfte Arbeitnehmer damit beschäftigt, seine E-Mails zu verwalten.

25 Prozent eines gewöhnlichen Arbeitstages – so hoch ist der zeitliche Aufwand, um in einem Büro E-Mails zu lesen, zu schreiben und zu verwalten.

Manager leiden besonders unter der Mail-Schwemme: 48 Prozent der Beschäftigten in der Führungsebene empfinden es als Belastung, immer zeitnah auf E-Mails zu reagieren.

Genau eine Minute – so lange dauert es, bis ein Mitarbeiter einen Gedankengang fortsetzt, den eine neue E-Mail unterbrochen hat. Wer seinen E-Mail-Eingang alle fünf Minuten prüft, verbringt damit pro Woche 8,5 Stunden.

Quelle: „Atos“, „Smarter arbeiten mit Zero E-Mail“

3. Kalenderfunktion nutzen

„Alles, was nicht binnen fünf Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert“, rät Friebel. Das bedeutet, die Mail in die Kalenderfunktion zu schieben - es wird somit in den elektronischen Terminkalender eingetragen, verbunden mit einer Erinnerung einige Tage, bevor die in der Mail gewünschte Bearbeitung einer Aufgabe beim Absender vorliegen soll.

Der Absender erhält noch am selben Tag des Posteingangs eine Antwort, bis wann der Inhalt der Mail bearbeitet wird. Etwa: „Sie erhalten die gewünschten Unterlagen bis kommenden Freitag um 14.00 Uhr“. Dass man sich daran hält, versteht sich von selbst.

4. Inhalte klar formulieren

Die Inhalte einer E-Mail sind oft unklar formuliert. „Also muss man nachfragen, was wieder per Mail erfolgt“, sagt Soucek. Missverständliche Formulierungen wie „Könntest du bitte...?“ sollten durch klare Ansagen wie „Bitte erledige folgenden Auftrag bis ...“ ersetzt werden. Je klarer, desto weniger Missverständnisse - denn die E-Mail bietet weder Mimik noch Gestik, sondern nur Text. So kann einiges hineingelesen werden, was gar nicht gemeint ist.

5. Richtiger Umgang mit „cc“-Feld

Finger weg heißt es auch beim allzu beliebten Feld „cc“. Es werden zu viele Kollegen in Kopie gesetzt, auch die, die nur am Rande mit einem Projekt oder einer Fragestellung zu tun haben. „So kann man im Zweifelsfall sagen: Ich habe es geschickt, ob ihr es dann lest oder nicht, ist nicht meine Sache“, erklärt Meier. Daher sollte man sehr genau überprüfen, wer eine Information wirklich als Kopie benötigt. Würde man all denjenigen auch einen Brief schicken oder sie wegen des Sachverhalts anrufen? Andersrum gilt: Wer im „cc“ steht, erhält lediglich eine Information. Darauf wird nicht geantwortet.

6. Mehr direkte Absprachen

„Man sollte sich generell die Frage stellen, ob eine Mail nötig ist oder ob man den Sachverhalt auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären kann“, rät Meier. „Über eine E-Mail sollten nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, verschickt werden“, ergänzt Soucek. „Alles, was einer Abstimmung bedarf wie Terminvereinbarungen, sollte man direkt absprechen.“

7. Benachrichtungen abstellen

Damit man nicht ständig aus der Konzentration gerissen wird, ist es außerdem sinnvoll, die Benachrichtigungsfunktion auszuschalten, die jede neue Mail mit einem Geräusch oder Aufploppen auf dem Bildschirm verkündet. „Am besten sieht man nur zu festen Zeiten, die man selbst festlegt, in den Posteingang“, sagt Friebel. Das kann einmal in der Stunde oder zweimal am Tag sein, je nach Job und Aufgabe.

Hilfreich sei ein Leitfaden zum Umgang mit der Bearbeitung von E-Mails in Unternehmen. „Auf jeden Fall sollte innerhalb einer Abteilung ein gemeinsames Verständnis für die E-Mail-Kommunikation herrschen“, erläutert Soucek. „Etwa eine Vereinbarung, dass eine Reaktion auf eine E-Mail nicht sofort erwartet wird.“ (dpa)

Vermeiden Sie peinliche Fehler: Unsere Bildergalerie gibt Tipps, wie man berufliche Mails am besten formuliert.

Buchtipps:

Markus Worch: Das kleine E-Mail-Buch.

Lars Baus: E-Mail-Flut statt Büffeljagd: Das Anti-Stress-Buch für Vielbeschäftigte.

Gunter Meier: Die E-Mail-Flut bewältigen.