1. Auf richtige Anrede und Grußformel achten

„Lieber Meyer“ schreibt der eine, und vergisst in der Eile die Anrede „Herr“. Arbeitnehmer sollten beim Schreiben einer geschäftlichen E-Mail keinen Unterschied zum klassischen Brief auf Papier machen: Anreden wie „Sehr geehrte/r“ und Verabschiedungen wie „Mit freundlichen Grüßen“ sind Pflicht. Bekannte Abkürzungen sind jedoch in Ordnung. Bei der Verkürzung „MfG“ kann man ein Missverständnis ausschließen.

2. Den Betreff möglichst genau formulieren

In beruflichen E-Mails gehören wichtige Informationen in die Betreffzeile. Denn bei einem aussagekräftigen Betreff muss der Empfänger nicht erst die Nachricht lesen, um zu wissen, worum es geht, sagt der Karriereberater Martin-Niels Däfler. Das spare Zeit. Wichtige Informationen sehe der Empfänger so gleich in seinem elektronischen Postfach. Außerdem lasse sich die E-Mail später leichter wiederfinden.

Am besten wird die Betreffzeile vom Allgemeinen zum Besonderen aufgebaut. So könnte eine Betreffzeile etwa so gegliedert sein: Kunde Krause GmbH > Lieferung XY > Verschiebung um 14 Tage. Ist die Betreffzeile so ausführlich, ist es für dem Empfänger oft leichter, als wenn dort nur zu lesen ist: Kunde Krause GmbH.

Die erste Antwort sollten Sie noch mit einem automatischen Antwort-Kürzel wie „AW“ oder „Re“ absenden, damit der Empfänger weiß, dass es sich um die Antwort auf seine Nachricht handelt. Danach löschen Sie am besten die alte Betreffzeile und bestücken sie mit neuen, passenden Stichworten. Auf diese Weise vermeidet man endlose „Re: Re: Re“-Betreffzeilen.

3. Emoticons in geschäftlichen Mails weglassen

Auf Emoticons sollten Mitarbeiter jedoch lieber verzichten. In geschäftlichen E-Mails haben sie nichts zu suchen. Der Absender muss immer damit rechnen, dass der Empfänger die Signale nicht eindeutig entschlüsseln kann. Das kann schnell peinlich werden und zu Missverständnissen führen. Ausnahme: Der Geschäftspartner sendet als erster einen Smiley, dann darf man auch Emoticons benutzen.

Wie Sie übersichtlich und strukturiert schreiben, und bis wann Sie antworten sollten, lesen Sie auf der nächsten Seite.

4. Übersichtlich und strukturiert schreiben

• Verwenden Sie möglichst kurze Sätze und einfache Wörter. Schreiben Sie aktiv, mit mehr Verben und weniger Substantiven (Nicht: „Zur Einleitung von Maßnahmen wird Ihnen geraten“, sondern: „Wir raten Ihnen, Maßnahmen einzuleiten“).

• Setzen Sie sinnvolle Absätze, am besten nach zwei bis drei Sätzen. Fetten oder unterstreichen Sie wichtige Passagen oder setzen Sie diese kursiv (aber bitte in Maßen, sonst wird es unübersichtlich!).

• Überlegen Sie sich vor dem Schreiben kurz, was genau Sie sagen wollen. Wenn Sie etwas erklären müssen, gehen Sie Schritt für Schritt vor, damit der Leser nicht hin- und herspringen muss.

5. Signatur muss Kontaktdaten enthalten

In der Regel bestehen Unternehmen auf einer Mail-Signatur, denn in Geschäftsbriefen müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Die Signatur enthält den Firmen-Namen, den Ansprechpartner, die Adresse und Telefonnummer. Je nach Rechtsform des Unternehmens sind noch weitere Angaben notwendig, etwa die Namen der Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden. Mittlerweile beantworten viele Mitarbeiter Geschäfts-E-Mails von ihrem Smartphone aus: Auch auf mobilen Geräten sollte also eine korrekte Signatur eingerichtet sein.

6. Am Stück abarbeiten und schnell antworten

Berufstätige sparen viel Zeit, wenn sie ihre Mails am Stück bearbeiten. Denn wer ständig den elektronischen Posteingang kontrolliert, unterbricht sich immer wieder selbst in der eigenen Arbeit. Das kostet Zeit, denn man muss sich in seine Aufgabe jedes Mal von vorn eindenken, sagt die Karriereberaterin Martina Dressel aus Freital. Sie empfiehlt deshalb, nur ein- bis dreimal am Tag E-Mails zu checken – und diese in Ruhe und konzentriert am Block abzuarbeiten. Das reiche in der Regel völlig aus.

Bei geschäftlichen E-Mails gilt zudem eine Etiketteregel: Sie sollten innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. „Lässt die Antwort länger auf sich warten, ist das unhöflich und unprofessionell“, erläutert die Berliner Karriereexpertin Martina Bandoly. Denn auf eine elektronische Nachricht nicht zu reagieren, lasse den anderen im Ungewissen – und sei respektlos.

Schaffen Berufstätige eine Bearbeitung der Post binnen Tagesfrist nicht, empfiehlt sie eine kurze Notiz: „Danke für die E-Mail. Ich melde mich deswegen zum gegebenen Zeitpunkt.“ Dann wisse der Absender zumindest, dass seine Nachricht nicht im Spam-Ordner gelandet ist. Das sei immerhin besser, als gar nicht zu antworten. (gs/dpa)