Gute Gespräche ohne Lästereien, Kuchen zum Einstand und Glückwünsche zu bestimmten Anlässen – das wünschen sich viele Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen. Eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen Berufstätige mit diesem Büro-Knigge.

Abschiedsmail

Verlässt ein Arbeitnehmer ein Unternehmen, schickt er seine Abschieds-E-Mail besser nicht an die gesamte Belegschaft. Es reiche, wenn er das Schreiben an die Kollegen versendet, mit denen er eng zusammengearbeitet hat, sagt Jutta Boenig von der Deutschen Gesellschaft für Karriereberatung.

Wichtig dabei: „Die Mail sollte keinesfalls Scherze wie 'Schmort weiter in der Hölle!' oder 'Endlich frei – fehlt nur noch der Lottogewinn' enthalten.“ Der ideale Text ist freundlich und hinterlässt bei allen den Eindruck, dass man sich im Guten trennt.

Boenig empfiehlt, in der Mail allen für die Zusammenarbeit zu danken. „Das gilt bei allen Wechseln: Man sollte das Alte gut verlassen und nicht eine „Nach mir die Sintflut“-Haltung zeigen“, warnt Boenig. Denn das könnte sonst dem Start im neuen Job schaden und auch den Weg zurück ins alte Unternehmen verbauen.

Der Chef sollte eine separate Abschiedsmail erhalten. „Es ist sicherlich ganz gut, mit dem Chef abzustimmen, dass man eine Abschiedsmail an die Kollegen verschicken will.“ Aber nicht nur die eigenen Kollegen sollten vom Abschied erfahren, auch externe Ansprechpartner müssen informiert werden.

Boenig rät, schon einige Tage vor dem letzten Arbeitstag eine automatische Antwort für von außen eingehende Mails einzurichten. „Darin ist der Hinweis sinnvoll, wie lang ich noch erreichbar bin und welcher Kollege künftig zuständig ist.“

Büroklatsch und Kritik

Kritisiert der Chef einen abwesenden Mitarbeiter, bringt das Kollegen in eine unangenehme Lage. Denn pflichten sie dem Chef bei, fallen sie dem Mitarbeiter in den Rücken. Besser sei es, auf die Äußerung des Vorgesetzten nur knapp einzugehen und ihn dann auf ein anderes Thema anzusprechen.

„Sagt der Chef beispielsweise: 'Kollege Meier wirkt immer sehr unorganisiert, das sieht man schon am Chaos auf seinem Schreibtisch', antwortet man am besten neutral: 'Ja, jeder hat da ein anderes System'“, rät Agnes Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat. So blieben Beschäftigte dem Kollegen gegenüber fair.

Danach versuchen sie am besten, das Thema zu wechseln - etwa so: „Wo Sie gerade über den Kollegen Meier sprechen, der betreut ja das Thema XY. Dazu habe ich noch eine Frage.“ Keine gute Idee sei es, seinem Vorgesetzten zu widersprechen, um den Kollegen zu verteidigen. Mit einem Einspruch gieße ein Mitarbeiter nur Öl ins Feuer und verstricke sich in einer ungünstigen Situation in eine Debatte.

Arbeitet ein Beschäftigter einen neuen Kollegen ein, sollte er ihm nicht als Erstes den Büroklatsch erzählen. Sonst habe der Neue keine Chance, sich ein eigenes Bild zu machen, erläutert Karriereberaterin Jutta Boenig. „Er hat ohnehin immer einen schweren Stand: Die anderen, die schon länger da sind, sind in der Überzahl, und er muss seine Position in der Gruppe erstmal finden.“

Duzen

Ein Duz-Angebot ist immer nett gemeint. Doch nicht jedem Kollegen ist es Recht, am Arbeitsplatz vom förmlichen „Sie“ zum salopperen „Du“ zu wechseln. Wollen Mitarbeiter das „Du“ anbieten, sollten sie dem Gegenüber immer einen Fluchtweg lassen, sagt die Etikette-Trainerin Lis Droste.

Eine gute Frage sei etwa: „Wir arbeiten nun schon mehrere Monate im selben Büro, und ich finde, wir könnten uns duzen. Ich hätte aber auch Verständnis, wenn Ihnen das Sie lieber ist.“ Durch den Nachsatz kann der Kollege ablehnen, ohne den Fragenden bloßzustellen oder zu kränken.

Im Job ist es manchmal besser, beim „Sie“ zu bleiben. Folge des pauschalen Duzens sei nämlich oft, dass Mitarbeiter den Nachnamen ihrer Kollegen nicht kennen, sagt Carolin Lüdemann, die auch Mitglied im Deutschen Knigge-Rat ist. Rufe dann ein Kunde an, der zu jemand anderes durchgestellt werden muss, werde es schnell peinlich. „Viele fragen sich dann zum ersten Mal: 'Wie heißt der eigentlich mit Nachnamen?'“, sagt Lüdemann.

Noch in einer zweiten Situation führe das generelle „Du“ oft zu Irritationen: Stellt sich jemand etwa einem neuen Kollegen vor, würde er konsequenterweise sagen: „Hallo, ich bin der Ralf“, so Lüdemann. Peinlich werde es immer dann, wenn die fremde neue Person in der Abteilung jedoch gar kein Kollege, sondern ein Kunde sei. „Der ist dann ziemlich konsterniert, wenn sich jemand gleich mit seinem Vornamen vorstellt“, so Lüdemann.

Ein Duz-Angebot ist immer nett gemeint. Doch nicht jedem Kollegen ist es Recht, am Arbeitsplatz vom förmlichen „Sie“ zum salopperen „Du“ zu wechseln. Wollen Mitarbeiter einem Mitstreiter daher das „Du“ anbieten, sollten Sie dem Gegenüber immer einen Fluchtweg lassen, sagt die Etikette-Trainerin Lis Droste. Eine gute Frage sei etwa: „Wir arbeiten nun schon mehrere Monate im selben Büro, und ich finde, wir könnten uns duzen. Ich hätte aber auch Verständnis, wenn Ihnen das Sie lieber ist.“ Durch den Nachsatz kann der Kollege ablehnen, ohne den Fragenden bloßzustellen oder zu kränken.

Ein Fehltritt in Sachen Etikette ist es, jemanden zu duzen, ohne vorher zu fragen: Passiert einem das, müssen sich Arbeitnehmer das nicht bieten lassen. Droste empfiehlt als höfliche Absage: „Ich weiß Ihr Vertrauen zu schätzen, würde in der Firma aber gerne beim Sie bleiben.“ Manche Mitarbeiter lassen sich jedoch auch von so einer Abfuhr nicht beeindrucken. „Es gibt auch solche Kollegen, die einen ständig duzen, obwohl man dazu Nein gesagt hat.“ Hier rät sie zum konsequenten Siezen. Irgendwann sei es dem Gegenüber dann hoffentlich zu blöd - und er gehe von sich aus wieder zum „Sie“ über.

„Hey Chef, meinst du nicht...?“ Mit voreiligem Duzen können sich neue Mitarbeiter schnell ins Abseits schießen. Auch wenn Neulinge aus einem jugendlichen Unternehmen kommen, sollten sie die Umgangsformen nicht in die neue Firma importieren. „Das Duzangebot kommt immer von denen, die schon länger da sind“, weiß die Karriereberaterin und Buchautorin Anke Quittschau.

Beim Sport mit Kollegen ist man schnell per Du. Deshalb ist es aber noch lange nicht angebracht, den anderen auch am nächsten Tag im Büro zu duzen. „Da siezt man sich weiter“, sagt die Imagetrainerin Imme Vogelsang. „Sie können also nicht zu ihrem Chef sagen: 'Wir haben uns doch gestern beim Golf auch geduzt, das können wir doch jetzt weiter so machen.'“ Ein solches Angebot dürfe im Beruf immer nur der Ranghöhere machen. Angestellte müssten also zunächst beim Sie bleiben und abwarten, wie der Chef darauf reagiert.

Nicht nötig ist das dagegen, wenn jemand, den man zum Beispiel von einem früheren Job kennt, einem nach längerer Zeit erneut im Beruf begegnet. So etwas kann zwar irritierend sein, wenn man sich in einem anderen Kontext und eventuell in anderen Rollen wiedertrifft. Ein Duz-Angebot von damals gilt dann aber immer noch. „Einmal Du ist immer Du“, erklärt Vogelsang. Mancher dürfte in so einer Situation zwar unsicher sein, ob sich der andere wirklich noch an ihn erinnert. Eventuell biete sich dann zur Begrüßung ein Satz an wie: „Mensch, wir kennen uns doch noch von da und da.“ Ob sie den anderen immer noch duzen dürfen, müssten Berufstätige aber nicht fragen.

Derzeit ist in vielen Stellenanzeigen das „Du“ zu lesen. Statt „Sie sind motiviert“ steht dort beispielsweise: „Du bist motiviert und suchst die Herausforderung.“ Firmen wollen so gezielt junge Mitarbeiter ansprechen und sich als cool darstellen, haben die Karriereberater Jürgen Hesse und Hans Christian Schrader beobachtet. Nach Ansicht der Karriereberater ist es dann in Ordnung, zurückzuduzen und im Anschreiben konsequent „ihr sucht“ zu schreiben. Das sei für deutsche Bewerber zwar zunächst ungewohnt.

Es könne aber sein, dass das „Du“ in der Firma zur Unternehmenskultur gehört und Personaler darauf großen Wert legen, etwa bei ausländischen Firmen aus Skandinavien oder Amerika. Wer sich da zu sehr ans „Sie“ klammert, könne als spießig gelten. Bei sehr konservativen Unternehmen wie Anwaltskanzleien sollten Bewerber vom „Du“ allerdings trotz einer locker formulierten Stellenanzeige lieber absehen, empfehlen Hesse und Schrader. Es könne sein, dass der Vorgesetzte in der Abteilung mit der offenen Stelle den Text der Stellenanzeige nicht kennt. Dieser dürfte von einem „Du“ in der Bewerbung dann eher irritiert sein. Im Zweifel liegen Bewerber richtig, wenn sie telefonisch kurz nachfragen, welche Form der Ansprache gewünscht ist.

Ein Fehltritt in Sachen Etikette ist es, jemanden zu duzen, ohne vorher zu fragen: Passiert einem das, müssen sich Arbeitnehmer das nicht bieten lassen. Droste empfiehlt als höfliche Absage: „Ich weiß Ihr Vertrauen zu schätzen, würde in der Firma aber gerne beim Sie bleiben.“

Manche Mitarbeiter lassen sich jedoch auch von so einer Abfuhr nicht beeindrucken. „Es gibt auch solche Kollegen, die einen ständig duzen, obwohl man dazu Nein gesagt hat.“ In so einem Fall rät sie zum konsequenten Siezen. Irgendwann sei es dem Gegenüber dann hoffentlich zu blöd - und er gehe von sich aus wieder zum „Sie“ über.

Was gehört (nicht) zur Einarbeitung? Wie feiern man seinen Einstand in der Firma? Und ist das Gehalt wirklich tabu? Das verraten wir auf der nächsten Seite.

Einarbeitung

Wichtig sei, einen frisch dazugestoßenen Kollegen über bestimmte Gepflogenheiten in der Abteilung oder im Unternehmen insgesamt einzuweihen. Dazu gehört laut Jutta Boenig unter anderem, ihm zu erklären, welche Regeln für die Benutzung der Kaffeeküche gelten, wann zum Beispiel Besprechungsinseln im Flur oder in der Lobby genutzt werden dürfen oder was zur Mittagspause üblich ist.

Einstand

Sind Berufsanfänger in der Firma nett aufgenommen worden, wollen sich viele mit einem Einstand erkenntlich zeigen. Doch mancher ist unsicher, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist. „Als Richtlinie empfiehlt sich, das vier Wochen nach dem Beginn in der Firma zu machen“, rät Imme Vogelsang von Etikette Trainer International. Dabei müssten Einsteiger keine teuren Häppchen kommen lassen. Als nette Geste reiche es völlig aus, einen Kuchen mitzubringen.

Für keine gute Idee hält es Vogelsang, Sekt auszugeben. In vielen Büros gebe es ein Alkoholverbot. Wer das machen will, müsse den Chef vorher um Erlaubnis bitten. Es wirke beim Einstand auch schnell übertrieben. Das stehe eher Kollegen zu, die schon länger in der Firma sind und zum Beispiel einen runden Geburtstag feiern.

Gehalt

Über Geld spricht keiner gerne - besonders nicht im Beruf. Doch ohne Lohntransparenz können sich Arbeitnehmer nicht richtig positionieren und wissen nicht, ob sie angemessen für ihre Arbeit entlohnt werden. Darauf weist Henrike von Platen hin. Sie ist Präsidentin des Verbandes Business and Professional Women Germany. Wer eine Klausel im Arbeitsvertrag hat, die ihm verbietet mit Kollegen über das Gehalt zu sprechen, kann sie ignorieren. „Verschwiegenheitsklauseln haben seit 2009 keine Gültigkeit mehr“, sagt von Platen. Vielen sei das nicht klar.

Arbeitnehmer, die Lohnlücken entdecken, sollten diese bei bevorstehenden Gehaltsverhandlungen ansprechen, rät von Platen. Dabei sei besonders wichtig, nicht zu plump aufzutreten und den Chef erstmal nach dem Grund für den Unterschied zu fragen.

Die Lohnlücke sollte außerdem nicht der einzige Grund für die Forderung sein. Die erbrachte Leistung sei immer noch das wichtigste Argument, erläutert sie. Mit dem Wissen um den Gehaltsunterschied können Arbeitnehmer ihre Lohnforderung aber selbstbewusster vertreten und begründen.

Alkohol beim Geschäftsessen, richtiges Gratulieren und Kondolieren - was hier angemessen ist, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Geschäftsessen

„Arbeitnehmer sollten nie vergessen, dass ein Geschäftsessen in erster Linie ein Geschäft und erst in zweiter Linie ein Essen ist“, sagt der Karriereexperte Martin-Niels Däfler. Wird daher während des Essens etwa Alkohol getrunken, sollten Geschäftspartner darauf achten, nur moderat zu trinken. „Nach dem zweiten Glas Wein sollte in der Regel Schluss sein“, rät der Experte.

Außerdem trinken Berufstätige am besten mindestens genauso viel Wasser wie Alkohol. Wer lieber ganz auf Alkohol bei einem Business-Treffen verzichten möchte, könne auch das ohne weiteres tun, sagt Däfler. Als Absage reiche ein schlichtes „Nein, danke!“. Eine Begründung müssen Arbeitnehmer der Höflichkeit wegen nicht liefern, wenn sie lieber beim Wasser bleiben.

Glückwünsche

Wie man richtig gratuliert, erklärt Coach Gabriele Baron in ihrem Ratgeber „Glückwunsch! Passende Worte zu Jubiläum, Beförderung und Co.“ (C.H. Beck). Unter Kollegen seien Wünsche und Geschenke meistens persönlicher, da man sich durch das tägliche Miteinander gut kenne. „Trotzdem gilt es, darauf zu achten, dass man mit persönlichen Glückwünschen nicht im Fettnäpfen landet“, so Baron.

Nicht alles, was witzig gemeint sei, komme beim Geburtstagskind auch so an. Ob zum Beispiel eine Anspielung auf typische Marotten gut ankomme, bespreche man am besten mit einer vertrauten Person des Jubilars. „Wunde Punkte sind für solche Anlässe auf jeden Fall tabu.“

Tipp: Erinnern Sie sich an Glückwünsche, die Sie selbst bekommen und die Ihnen gefallen haben. Fragen Sie sich immer: Würde ich das so gerne lesen, wenn ich an der Stelle des Jubilars wäre?

Handygespräche

Handys gehören zum Berufsalltag. Dennoch gibt es Situationen, in denen es höflicher ist, sie nicht zu benutzen oder sich zurückzuhalten. Das gilt grundsätzlich, wenn andere zuhören müssen. Eine Ausnahme sind ganz kurze Gespräche: „Zwei Minuten stören die wenigsten“, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler. Als Faustregel gilt: Dringende Gespräche darf man annehmen, wichtige, aber nicht dringende Gespräche sollten verschoben werden.

Heirat

Heiratet ein Kollege, reicht eine mündliche Gratulation. Schriftlich müsse man auf das Ereignis nur eingehen, wenn der betreffende Mitarbeiter seine Hochzeit ebenfalls schriftlich mitgeteilt hat, etwa per Hochzeitsanzeige. Entscheidend sei immer das Verhältnis der Beschäftigten untereinander, sagt Imme Vogelsang.

„Wenn man sich duzt und das Verhältnis insgesamt locker ist, können natürlich alle auf einer Karte unterschreiben.“ Von Sammelrunden für ein Geschenk hält die Etikette-Trainerin dagegen wenig: „Wenn man nicht genau weiß, was sich das Brautpaar wünscht und zum Beispiel die Geschenkliste nicht kennt, kann man schnell daneben liegen.“

Kondolieren

Stirbt ein Mitarbeiter, sollte auch der Arbeitgeber kondolieren. Doch der richtige Umgang mit den Trauernden ist für den Chef und die Angestellten häufig schwierig, sagt Susanne Helbach-Grosser von Etikette Trainer International. Wichtige Hinweise im Überblick:

Nach dem Tod des Mitarbeiters gebietet der Anstand einen Anruf bei den trauernden Angehörigen. Doch es muss nicht automatisch der Chef zum Hörer greifen. Susanne Helbach-Grosser vom Netzwerk Etikette Trainer International rät: „Am besten meldet sich ein Kollege, der ein vertrautes Verhältnis zu dem Verstorbenen hatte.“ Wer sein Beileid persönlich aussprechen möchte, sollte sich vorher anmelden.

Das Trauerschreiben ist die Aufgabe des direkten Vorgesetzten und des Personalchefs. Statt einer Karte empfiehlt Helbach-Grosser ein Schreiben auf schlichtem, aber hochwertigem weißen Papier. Auf keinem Fall darf das Unternehmen das normale Firmenpapier verwenden. Am besten schreibt der Verfasser mit schwarzem Füllhalter. „Wer eine besonders schlecht lesbare Schrift hat, kann auch nur die persönliche Anrede mit der Hand schreiben“, sagt die Expertin. Leere Floskeln sind dabei tabu. Stattdessen werden besser gemeinsame persönliche Erlebnisse erwähnt.

Hatte der Verstorbene eine hohe Position im Unternehmen, sollte die Anzeige auch in einer überregionalen Zeitung geschaltet werden. Ansonsten reicht die Lokalzeitung. Neben den persönlichen Eigenschaften muss in der Anzeige stehen, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen gearbeitet hat. „Wichtig ist, dass eine gewisse Wertschätzung zum Ausdruck kommt“, betont Helbach-Grosser.

Der unmittelbare Vorgesetzte sollte auf jeden Fall zum Begräbnis gehen. Aber auch Kollegen, die dem Mitarbeiter nahestanden, können hingehen, wenn sie das möchten. Außerdem ist ein Kranz Pflicht. „Den sollte der Chef aber nicht persönlich zum Friedhof tragen“, sagt Helbach-Grosser. Stilvoller sei es, eine Firma zu beauftragen, die sich darum kümmert. Aufdrängen dürfen Chef und Kollegen sich aber nicht. Wollen die Angehörigen lieber unter sich im privaten Kreis bleiben, muss das akzeptiert werden. Das gilt auch für Wünsche der Hinterbliebenen zur Kleiderordnung.

Sein Beileid sollte man allerdings nicht unbedingt über soziale Netzwerke wie Facebook ausdrücken, sagt Lis Droste von der Vereinigung Etikette Trainer International. Ein Pinnwandeintrag auf Facebook entspreche nicht der Etikette. Diese virtuelle Form der Anteilnahme sei eher an die breite Masse gerichtet und nicht an die Familie des Verstorbenen. „Trauern und Kondolieren ist eine private Sache und gehört nicht in das Internet“, erklärt die Stilexpertin. Wer Familienangehörigen sein Beileid aussprechen will, sollte das so persönlich wie möglich tun. „Karten und Briefe sind besser geeignet als E-Mails und Kurznachrichten.“

Neuer Name? Private Probleme? „Frohe Weihnachten“ oder „Happy Holidays“ wünschen? Wie man das geschickt händelt, lesen Sie auf der nächsten Seite.

Namensänderung

Ändern Berufstätige nach der Hochzeit ihren Nachnamen, stellen sie sich im Kontakt mit Geschäftspartnern besser schnell um. Keine gute Idee ist es, den alten Namen in der E-Mail-Signatur oder auf der Webseite weiterhin zu erwähnen. „Am besten ist es, mit dem neuem Nachnamen sofort präsent zu sein“, empfiehlt Etikette-Trainerin Agnes Jarosch.

Am einfachsten ist es, Geschäftspartner per Mail über den neuen Namen zu informieren. Meist ändert sich durch den neuen Namen auch die Mailadresse. „Hier bietet es sich an, eine automatisierte Antwortnachricht für die alte Adresse einzurichten“, rät Jarosch. Die alte Adresse sollten Berufstätige aber auf keinen Fall sofort löschen. Sonst entgehen ihnen womöglich Nachrichten von Geschäftspartnern, die noch die alte Adresse eingespeichert haben.

Private Probleme

Wie verhält man sich im Büro richtig, wenn man mit dem Kollegen oder Vorgesetzten über private Dinge sprechen muss? „Da kommt es sehr auf das Verhältnis zu ihm an und darauf, wie man es macht“, erklärt die Etikette-Expertin Bettina Geißler. Solange man sich nicht sicher ist, ob es tatsächlich ein Problem gibt, sollte man das Thema nur antippen und dann auf die Reaktion achten. „Manche sind sogar dankbar, wenn sie darauf angesprochen werden.“

Wichtig ist allerdings die Motivation: Reine Neugier scheidet aus, Mitgefühl ist eine Grundlage. Ein Anknüpfungspunkt für ein Gespräch könne zum Beispiel sein, wenn der Betreffende offenbar Schwierigkeiten hat, bestimmte Aufgaben wie gewohnt zu erledigen. Dann könne man anbieten, ihm etwas abzunehmen. „Wenn mein Gegenüber sagt, er wolle über seine privaten Probleme nicht sprechen, muss ich das allerdings akzeptieren“, sagt Geißler. „Auch wenn es jemand ist, den ich sehr schätze und mir das schwerfällt.“

Weihnachtskarten

Berufstätige unterschreiben die Weihnachtskarte an Geschäftspartner am besten immer mit der Hand. „Stempel oder vorgedruckte Unterschriften wirken unpersönlich“, erklärt Susanne Helbach-Grosser. Sie rät, die Karte mit einem Füller zu unterzeichnen. Das wirke edel. Allerdings gehört es sich nicht, die Unterschrift unleserlich hinzukritzeln. Oftmals geht der Umschlag mit dem Absender verloren oder wird arglos weggeworfen. Dann lässt sich die Karte nicht mehr zuordnen.

Für große Unternehmen ist es ein enormer Aufwand, in jede Karte auch noch einen individuellen Grußtext zu schreiben. Helbach-Grosser rät: „Zumindest bei den wichtigsten Kunden sollte sich die Zeit dafür aber genommen werden.“

Die Verfasser können sich für die gute Zusammenarbeit bedanken oder an ein gemeinsames Erlebnis aus dem vergangen Jahr erinnern. Auch eine Perspektive, also Wünsche fürs kommende Jahr, sollten nicht fehlen. Das alles gibt der Karte eine persönliche Note. Sie sticht aus der Masse an geschäftlichen Weihnachtskarten hervor.

Weihnachtswünsche

Ob bei Karten oder mündlichen Weihnachtswünschen: Man sollte beachten, dass nicht jeder Weihnachten auf traditionelle Weise feiert. „Besinnliche“ oder „gesegnete“ Feiertage zu wünschen, ist deshalb oft nicht angebracht. „Frohe“ oder „schöne“ Weihnachtsfeiertage können Kartenschreiber aber fast allen Empfängern wünschen. Völlig unverfänglich ist das in den USA gebräuchliche „Happy Holidays“ – schöne Ferien! (gs/mit Agenturmaterial)