Köln – Auch wenn so vieles heute digital ginge, so einiges wird hierzulande immer noch in Papierform abgewickelt: Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen oder Urkunden beispielsweise. In gut sortierten Haushalten landen diese Unterlagen in Aktenordnern. Und die können bisweilen ganz schön viel Platz wegnehmen. Die gute Nachricht: Nach einer gewissen Zeit läuft bei Dokumenten die Aufbewahrungspflicht ab, danach können viele davon bedenkenlos weggeschmissen werden. Wir erklären, welche Unterlagen man wie lange aufbewahren sollte, wann eine digitale Kopie ausreicht und von was Sie sich besser niemals trennen sollten.
Grundsätzlich gilt: Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen zählt ab Ende eines Kalenderjahres. Ist ein Dokument also am 30. Juni eines Jahres ausgestellt, startet die Aufbewahrungspflicht erst am 1. Januar des folgenden Jahres. Deswegen ist der Jahreswechsel auch immer ein guter Zeitpunkt, um seine Unterlagen zu sortieren – und überflüssige Papiere zu entsorgen.
Diese Dokumente können Sie nach 5 Jahren entsorgen:
Kassenbelege und Handwerksrechnungen
Für Kassenbons und Rechnungen gilt: Man sollte sie so lange aufbewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauer vorliegt. Diese beträgt in der Regel zwei Jahre und trifft auf Kassenbelege für alle möglichen Konsumgüter wie Möbel oder Elektronik zu. Eine zweijährige Aufbewahrungspflicht gibt es für private Handwerkerrechnungen. Diese Rechnung kann im Zweifelsfall nachweisen, dass es sich nicht um Schwarzarbeit gehandelt hat, wie die Stiftung Warentest erklärt. Bei Verstoß droht nämlich eine Geldbuße von 500 Euro.
Ebenfalls griffbereit haben sollte man Belege über größere Käufe, die über die Hausratversicherung versichert sind. Damit lässt sich der Versicherung nachweisen, dass diese Anschaffungen tatsächlich getätigt wurden.
Kontoauszüge
Etwas kniffliger ist die Frage zu beantworten, wie lange Kontoauszüge aufbewahrt werden sollten. Die Arag-Versicherung und der Deutsche Mieterbund empfehlen vier Jahre. Häufig geht es darum, Zahlungen aus laufenden Verträgen nachweisen zu können.
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Es gibt aber auch andere Szenarien, in denen ein Kontoauszug wichtig sein kann, zum Beispiel bei einer Scheidung. „Im Fall der Trennung kommt es beim Normalfall, der Zugewinngemeinschaft, darauf an, welches Vermögen ich in die Ehe eingebracht habe“, sagt Renate Daum von der Zeitschrift „Finanztest“. „Bei einer langjährigen Ehe hat die Bank darüber eventuell keine Nachweise mehr und ich kann nicht mehr nachweisen, was ich am Stichtag hatte.“
Wer seine Kontoauszüge immer direkt entsorgt, hat die Möglichkeit, bei seiner Bank ältere Kontoauszüge anzufragen – das ist allerdings häufig mit hohen Kosten verbunden.
Mietvertrag
Nach einem Umzug dürfen die Unterlagen von der alten Wohnung noch nicht in den Mülleimer. Der alte Mietvertrag, die Betriebs- und Heizkostenabrechnungen oder Zahlungsbelege – zum Beispiel für die Mietkaution – sollten im Ordner bleiben. Es gibt laut dem Deutschen Mieterbund zwar keine gesetzlichen Bestimmungen dazu, dass Mieter die Papiere über Monate oder Jahre aufheben müssen. Sinnvoll sei das aber dennoch. Denn Ansprüche auf Zahlung von Miete oder Betriebskosten verjähren erst nach drei Jahren. So lange sollte man die Dokumente aufheben.
Diese Dokumente können Sie nach 6 bzw. 10 Jahren entsorgen:
Unterlagen von Selbstständigen
Bei Selbständigen wird unterschieden zwischen einem Aufbewahrungszeitraum von sechs und von zehn Jahren. Nach sechs Jahren können empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien von versendeten Handels- und Geschäftsbriefen und sonstige steuerrelevante Dokumente wie zum Beispiel Lohnabrechnungen vernichtet werden. Alle anderen Dokumente müssen zehn Jahre archiviert werden. Dazu zählen zum Beispiel Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz.
Steuerunterlagen
Bis zu zehn Jahre später kann eine Steuerhinterziehung vom Finanzamt geahndet werden. Deshalb sollte man seine Steuerbescheide auch zehn Jahre aufheben, wie der Bund der Steuerzahler erklärt. Eine Pflicht dazu gibt es allerdings nicht.
Anders ist das bei allen Steuerpflichtigen, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen. Ihnen wird ein sechsjähriger Aufbewahrungszeitraum von Steuerunterlagen wie zum Beispiel Einkommensteuerbescheide zwingend vorgeschrieben.
Diese Dokumente können Sie nach 30 Jahren entsorgen:
Gerichtliche Dokumente
Von einer 30-Jahre-Frist sind unter anderem Gerichtsurteile, gerichtliche Mahnbescheide und Unterlagen zu Pfändungen, Privatinsolvenz oder Krediten betroffen.
Diese Dokumente sollten Sie länger aufheben:
Lohnabrechnungen
Für Lohnabrechnungen gibt es keine Aufbewahrungspflicht. Im Prinzip könnte man diese Unterlagen also direkt entsorgen. Das sollte man jedoch auf keinen Fall tun. Denn es ist sehr gut möglich, dass diese Unterlagen später noch einmal gebraucht werden, zum Beispiel, wenn Bafög für die Kinder oder Elterngeld beantragt werden soll.
Rentendokumente
Um den beruflichen Werdegang und damit die Rentenhöhe bestimmen zu können, sind einige Dokumente notwendig, die deswegen bis zum Renteneintritt aufgehoben werden sollten. Dazu gehören die Meldungen zur Sozialversicherung, die dafür benutzt werden können, den Versicherungsverlauf zu dokumentieren. Darüber hinaus können auch Arbeitsverträge, Kündigungen und die Einkommensnachweise wichtig sein. Für ehemalige DDR-Bürger ist es wichtig, ihre Ausweise für Arbeit und Sozialversicherung (grüner SV-Ausweis) parat zu haben.
Versicherungsunterlagen und -policen
Bei Versicherungsverträgen empfehlen Experten, sie über die jeweilige Laufzeit aufzubewahren. Vor allem den Versicherungsschein, die sogenannte Versicherungspolice, und den Antrag sollten Verbraucher parat haben.
Diese Dokumente sollten Sie lebenslang aufbewahren:
Es gibt Unterlagen, deren Aufbewahrungspflicht niemals abläuft. Dazu gehören standesamtliche Urkunden, wie zum Beispiel Geburtsurkunden, Urkunden zur Eheschließung und Scheidung oder Sterbeurkunden von Angehörigen. Außerdem sollten sämtliche Zeugnisse (Schulzeugnisse, Studienzeugnisse, Berufsabschlüsse) ewig aufbewahrt werden. Auch ärztliche Gutachten, Unterlagen der Krankenversicherung und Belege über Wohneigentum (Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge) gehören ins lebenslange Archiv.
Bei diesen Dokumenten reicht eine digitale Kopie:
Generell gilt: Was elektronisch empfangen wurde, muss ebenso gespeichert werden. Das betrifft zum Beispiel steuerlich relevante Rechnungen. Bestimmte Papier-Dokumente müssen aber immer im Original vorhanden sein. Dazu zählen zum Beispiel Urkunden und Verträge.
Viele Dokumente muss man aber nicht im Original aufbewahren. Wer Platz sparen möchte, kann sie auch digitalisieren und speichern – zum Beispiel auf einem USB-Stick, in einer Cloud oder auf einem externen Laufwerk. Experten raten, von besonders wichtigen Dokumenten mehrere Kopien anzufertigen. Eine gute Übersicht, welche Dokumente im Original aufzubewahren sind und welche in digitaler Form ausreichen, gibt die Stiftung Warentest hier. (mit dpa)
