Nebenkostenabrechnung: In diesen Fällen kommen Sie um eine Nachzahlung herum

Köln/Berlin – Bei der Nebenkostenabrechnung blicken viele Mieter nicht durch und akzeptieren stillschweigend hohe Nachzahlungen. Dabei sind viele Abrechnungen fehlerhaft – denn auch die Vermieter kennen sich oft nicht gut aus. In welchen Fällen Sie bei der Nachzahlung noch etwas drehen können oder sie gar nicht leisten müssen, erklären wir in einem Überblick:

Was sind eigentlich die Nebenkosten genau?

Als Nebenkosten werden Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer regelmäßig durch die Bewirtschaftung des Gebäudes beziehungsweise der Wohnung entstehen. Umgangssprachlich wird der Begriff „Nebenkosten“ oft gebraucht, wenn eigentlich von den Betriebskosten die Rede ist. Allgemein gesprochen sind das alle Kosten, die notwendig sind, damit der Mieter in der Wohnung wohnen kann, erklärt Rechtsanwalt Thomas Hollweck, der sich auf Verbraucherrecht spezialisiert hat. Sie sind in der Betriebskostenverordnung genau definiert und können auf den Mieter umgelegt werden. Dafür müssen sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart werden.

Wie kann es zu einer Nachzahlung kommen?

Es ist üblich, dass Mieter eine monatliche Vorauszahlung auf die jährlichen Betriebskosten mit der Miete überweisen. Die Höhe der Betriebskosten wird dabei zunächst überschlagen und orientiert sich an den bisherigen Kosten. Am Ende des Jahres wird dann genau abgerechnet, die monatlichen Vorauszahlungen werden angerechnet. Hat der Mieter zu viel gezahlt, bekommt er Geld zurück – waren die Vorauszahlungen zu niedrig angesetzt, muss er eine Nachzahlung leisten. In Einzelfällen wird in Mietverträgen stattdessen eine Betriebskostenpauschale vereinbart.

Wie muss eine korrekte Nebenkostenabrechnung aussehen?

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss klar, übersichtlich und verständlich sein und dem Mieter als mietrechtlichem Laien genau aufzeigen, was er warum bezahlen muss, erklärt Hollweck. Vor allem muss die Nebenkostenabrechnung die folgenden Informationen enthalten:

Muss ich die Abrechnung einfach so akzeptieren?

Viele Abrechnungen sind fehlerhaft, da die Vermieter meist selbst keine Mietrechts-Experten sind, sich unsicher sind bei Verteilerschlüsseln und umlagefähigen Kosten oder weil sie aktuelle Änderungen nicht im Blick haben. Statistiken gehen davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist, Hilfevereine sprechen sogar von bis zu 80 Prozent.

Deshalb ist es ratsam, dass Mieter ihre Nebenkostenabrechnung genau prüfen. Es kann helfen, sie mit den vorherigen Abrechnungen oder denen der Nachbarn zu vergleichen. Wer bei der Abrechnung nicht durchblickt oder sich nicht sicher ist, kann sich Hilfe holen, etwa bei Mieterschutzbunden, Betriebskostenhilfevereinen, Verbraucher-Beratungen oder Mietrechts-Anwälten. Viele Vereine bieten auch online die Möglichkeit, Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen für einen geringen Betrag zu prüfen.

Gibt es Ausnahmen, in denen ich um die Nachzahlung herumkomme?

Ja, es gibt rechtliche Schlupflöcher und Ausnahmen, in denen Mieter sich wehren können – gegen einzelne Posten, bei denen sie den Eindruck haben, sie seien nicht umlagefähig, fehlerhaft berechnet, falsch aufgeschlüsselt oder zu hoch angesetzt, aber auch gegen die gesamte Nachzahlung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Vermieter bereits im Mietvertrag Fehler gemacht hat, sich auf eine alte Berechnungsverordnung bezieht oder dort nicht explizit vereinbart wurde, wer die Nebenkosten zu tragen hat.

Mieter kommen außerdem um die gesamte Nachzahlung herum, wenn der Vermieter sich nicht an die vorgeschriebenen Fristen hält. Er hat nach Ende des vertraglich vereinbarten Abrechnungszeitraums – meist das Kalenderjahr – zwölf weitere Monate Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu machen und eine Nachzahlung einzufordern. Kommt die Abrechnung erst danach, müssen Mieter die Nachzahlung nicht leisten.

Umgekehrt haben sie aber danach noch das Recht, eine Abrechnung zu verlangen – etwa wenn sie das Gefühl haben, sie hätten zu viel vorausgezahlt. Der Vermieter ist nicht zu Teilabrechnungen verpflichtet. Das heißt, wenn der Mieter auszieht, hat sein Vermieter dennoch die kompletten zwölf Monate nach Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums Zeit – und nicht zwölf Monate ab Auszug.

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Ich bin mir sicher, die Abrechnung ist fehlerhaft – was kann ich jetzt tun?

Der Mieter muss die Nachzahlung innerhalb von vier Wochen leisten. Dabei kann er strittige Posten vorerst einbehalten, sollte den Vermieter dann aber schriftlich auf die betreffenden Fehler in der Abrechnung hinweisen und um Korrektur bitten, am besten per Einschreiben mit Rückschein. Außerdem sollte er dem Vermieter eine Frist setzen. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Mieter die gesamte Nachzahlung mit dem Vermerk „Unter Vorbehalt“ überweist.

Er hat zwölf Monate Zeit, gegen die Abrechnung Einspruch einzulegen und Unterlagen und Kostenbelege beim Vermieter einzusehen – und zwar ab dem Datum, an dem er die Abrechnung erhält. Hat der Mieter die Nachzahlung bereits geleistet, wäre aber eigentlich nicht dazu verpflichtet gewesen, kann er sie vom Vermieter zurückfordern, erklärt Hollweck.

Welche Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen – und welche nicht?

Es gibt verschiedene Betriebskostenarten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen, geregelt ist das in der Betriebskostenverordnung. Dazu gehören zum Beispiel Heizungs- und Warmwasserkosten, Kosten für Wasserversorgung, Entwässerung, Hausmeister, Aufzug, Beleuchtung, Rauchmelder, Kabel- und Antennenanschluss, Gartenpflege, Grundsteuer, Abfallbeseitigung, die Reinigung von Gebäude, Straße, Dachrinnen und Schornstein, Schädlingsbekämpfung, Versicherungen wie Haus- und Haftpflichtversicherung sowie Kosten für die Wartung und Prüfung etwa von Elektroanlagen, Feuerlöschern, Blitzableitern und Sprinkleranlagen. Auch sonstige regelmäßig wiederkehrende und notwendige Kosten kann der Vermieter umlegen, sofern sie im Mietvertrag vereinbart wurden.

Nicht zu den Nebenkosten gehören dagegen Kosten des Vermieters für Verwaltung und Instandhaltung des Gebäudes. Auch Bankgebühren und Zinsen sind keine Betriebskosten. Schwierig wird es bei den Hausmeisterkosten: Leistungen wie Wohnungsbesichtigungen, Abnahmen und Reparaturen dürfen nicht umgelegt und müssen herausgerechnet werden.