Verwaltung Bergheim: Wie die Digitalisierung den Behördengang vereinfachen soll

Bergheim – Die Stadtverwaltung in der Kreisstadt hat nach eigener Aussage bereits vor einigen Jahren die Dynamik erkannt, die in der Digitalisierung der Verwaltung steckt. Deshalb hat die Stadt die Stelle eines Digitalisierungsbeauftragten geschaffen, die seit rund eineinhalb Jahren von Theo Kratz (offiziell: Stabsstelle BM-Digital) besetzt ist.

Er ist dem Stab von Fachbereichsleiter Zentraler Service Wolfgang Sevenich zugeordnet. Ebenfalls an der Umsetzung der Bergheimer Digitalstrategie ist Birgit Ritz beteiligt, die Leiterin der Organisation und IT.

Digitalisierung soll Kernthema sein

Die Digitalisierung der internen Abläufe sowie des Angebots für Bürger sei ein Kernthema in Bergheim, so Ritz. Die Verwaltung wolle innovativ in die Zukunft blicken.

„Dafür müssen wir Verwaltungsabläufe ändern und Prozesse neu denken“, sagt sie. Allerdings – das betonen alle drei – nicht ohne die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Der Faktor Mensch wird immer wichtig bleiben, es funktioniert nicht ohne ihn“, sagt Theo Kratz. In Bergheim würden die Verwaltungsangestellten, so gut es geht, an Neuerungen beteiligt.

„Das heißt, wir und auch die Mitarbeiter schauen, was es auf dem Markt gibt und überlegen dann, an was man bei neuen digitalen Prozessen denken muss“, erklärt Sevenich.

Große Arbeitserleichterung

Es gehe schließlich um einen Mehrwert für Kunden und Mitarbeiter. Die Verwaltungsmitarbeiter werden dementsprechend geschult. Bereits seit Längerem werden die Personalakten in Bergheim digital geführt, auch Bewerbungsverfahren laufen über das „Bewerbermanagementsystem“ größtenteils digital ab.

„Es ist weniger Papieraufwand und eine riesen Erleichterung, denn die Arbeit geht schneller“, meint Sevenich. Komplett papierlos werde ein Büro wohl aber nie werden, glaubt Sevenich – eher papierarm. Auch die Rechnungsabwicklung läuft digital, ebenso laufen Anmeldungen für die Kitas komplett digital ab und die Bürger können viele Bescheinigungen online beantragen.

Serie: Digitalisierung

Längst hat die Digitalisierung Einzug in nahezu alle Lebensbereiche gehalten. Diese Zeitung wirft in unregelmäßigen Abständen einen Blick hinter die Kulissen verschiedener Bereiche, um herauszufinden, inwieweit die Digitalisierung den Alltag verändert.

Eine kommunale Verwaltung, so sehr sie auch die Digitalisierung vorantreibt, habe aber auch immer mit Bremsklötzen zu kämpfen, sagt Sevenich. „Einige Schritte müssen von Bund und Land kommen“, sagt er. Eine Bürgerin oder ein Bürger würden sich zum Beispiel für Online-Angebote nicht für jede Behörde ein eigenes Konto einrichten, das er jeweils ein bis zweimal im Jahr benutzt.

Das müsse vereinheitlicht werden. Wo die Bergheimer Verwaltung gerne vorangehen würde, ist der Bereich digitale Baugenehmigung. Aber auch dafür brauche es eine einheitliche Plattform.

Auch bei Cloud-Entwicklung schon Vorreiter

Vorangegangen ist Bergheim bereits 2010 in puncto Cloud. Denn die Verwaltung hat nicht nur die Daten online verfügbar gemacht, sondern auch die Prozesse. „Das heißt, jeder könnte theoretisch immer und überall arbeiten“, erklärt Theo Kratz. Das sei wichtig im Hinblick darauf, dass zum Beispiel Home-Office ein immer größeres Thema werde, ergänzt Sevenich.

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Häufig genutzt werde in Bergheim das Handy-Parken. Dabei können Autofahrer über eine App mit ihrem Smartphone Parktickets bezahlen und sie jederzeit von unterwegs verlängern. Die Ordnungsamtsmitarbeiter erfassen dann, ebenfalls mit einem digitalen Gerät, über das Kennzeichen, dass der Bürger per Smartphone-App geparkt hat. Seit Kurzem können auch Knöllchen über einen QR-Code oder einen Link direkt per Handy bezahlt werden. Außerdem bietet die Stadt ein offenes Daten-Portal.

Was bei allen innovativen Vorhaben unerlässlich ist, ist schnelles Internet, sagt Kratz. „Breitband ist die Basis.“