Wissen archivierenHochschule Bonn-Rhein-Sieg übergibt Dokumente ans Stadtarchiv
Vertragsunterzeichnung: Kanzlerin Angela Fischer, Präsident Hartmut Ihne, Stadtarchivar Michael Korn und Bürgermeister Max Leitterstorf.
Copyright: Stefan Villinger
Sankt Augustin – Archive bereiten Dokumente für die Zukunft auf, damit sie später zugänglich sind. So kann noch in 100 Jahren nachvollzogen werden, wie im Jahr 2020 die Pandemie begann. Ein wichtiger Schritt, um dieses Wissen der Stadt zu erweitern, wurde jetzt getan.
Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg und die Stadt Sankt Augustin haben einen Kooperationsvertrag geschlossen. Unterlagen, die nicht mehr laufend benötigt werden, bekommt nun das Stadtarchiv zur Sichtung.
„Die Stadt und die Hochschule sind in den letzten 26 Jahren gewachsen, viele Dinge wurden gemeinsam erlebt“, sagte Präsident Professor Hartmut Ihne. Und was vielleicht für die Hochschule nicht mehr so wichtig sei, könnte für die Stadtgeschichte ein „wertvoller Schatz“ werden.
Speicherung in Standardformaten
Software wird immer wieder von den Herstellern aktualisiert. Archive speichern die Ursprungsformate von Dateien deshalb in Standardformaten wie PDF, txt, csv, xml oder tif, damit sie auch später einen Zugriff haben.
Die Wahrscheinlichkeit, dass man die Dokumente auch in zehn oder 20 Jahren unproblematisch auslesen und verarbeiten kann, ist damit recht hoch. Dann allerdings muss geprüft werden, ob eine weitere Übertragung in ein neues Programm notwendig wird. So ist sichergestellt, dass die im Archiv gesicherten Daten auch Generationen von Softwareupdates überstehen und dauerhaft bei Recherchen zur Verfügung stehen. (vr)
Der Wert von Dokumenten werde unter Umständen für die Geschichte der Wissenschaft erst Jahrzehnte später deutlich. Deshalb habe die Kooperation langfristig einen besonderen Wert.Für Bürgermeister Max Leitterstorf war die Pressekonferenz in den Räumen der Hochschule kein Neuland. Vor seiner Wahl zum Stadtoberhaupt war er dort Professor für Rechnungswesen. „Vor 26 Jahren wurde die Hochschule gegründet, die Stadt Sankt Augustin besteht seit 52 Jahren“, berichtete Leitterstorf. So sei die Hälfte der Stadtgeschichte auch von der Hochschule geprägt. Die Vereinbarung sei für alle Beteiligten „ein großer Schritt“.
Das bestätigte auch Hochschulkanzlerin Angelika Fischer. In den Vorgesprächen zur Vereinbarung habe sie gelernt, dass nicht alles „was gespeichert wird, auch archivwürdig ist“. Es gebe einen Unterschied zwischen Aufheben und Archivieren. Die Kunst sei es, das gesuchte Dokument auch schnell wiederzufinden.
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Stadtarchivar Michael Korn bestätigte das. „Was heute nicht richtig gesichert wird, ist morgen weg.“ Das gelte auch für digitale Daten. Die Hochschule sei immerhin „der größte Schriftgutproduzent im Stadtgebiet“. Die Sichtung und Bewertung dieser Unterlagen sei natürlich sehr zeitintensiv. Deshalb werde nicht wöchentlich geprüft, sondern in längeren Intervallen von zwei bis drei Jahren gesichtet. Die Kooperation auf freiwilliger Basis betreffe auch die Standorte Hennef und Rheinbach.
Hochschul-Justiziar Max Gomolka wies darauf hin, dass alle Unterlagen auch datenschutzrechtlich archiviert würden. Einerseits werde der Datenschutz im Stadtarchiv für übernommene Dokumente strikt eingehalten, andererseits gingen zum Beispiel Personal- und Bauakten gar nicht erst ins Stadtarchiv. Diese blieben in der Hochschule, wie „andere Dokumente, die noch tagesaktuell gebraucht werden“.