Tagesziele erreichenSo arbeiten Berufstätige wirklich effizient
Das Telefon klingelt, neue E-Mails trudeln ein und dann kommt noch die Kollegin: Bei dem Chaos den Überblick zu behalten, ist nicht leicht.
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Der Kollege bringt schon wieder einen Stapel Akten, ständig klingelt das Telefon, und 20 neue E-Mails warten auf Antwort: „Das ist ein klarer Fall von Zuvielisation“, sagt Werner Tiki Küstenmacher aus Gröbenzell bei München. Er hat mehrere Bücher zum Thema geschrieben. „Wenn man in zu vielen Töpfen gleichzeitig kocht, läuft es irgendwann über.“
Im Wunsch, allem gerecht zu werden, wird der Arbeitstag zum Schaffenskampf - doch wirklich voran geht es nicht. „Wenn die Überforderung erstmal da ist, kommt man selten von alleine wieder raus.“ Besser ist es, Mitarbeiter beseitigen Effizienzfallen nachhaltig oder lassen sie erst gar nicht entstehen:
Trick 1: Übersicht auf dem Schreibtisch schaffen
Akten, Notizen, Fachbücher, Einladungen: Auf einem Schreibtisch sammelt sich schnell viel an. Wenn er bereits überquillt, empfiehlt Tiki Küstenmacher Tabula rasa: „Räumen Sie einmal alles runter, machen Sie den Schreibtisch komplett leer.“
Danach gründlich putzen: „Das unterstreicht den Alles-Neu-Effekt.“ Akte für Akte müssen Mitarbeiter dann für Struktur sorgen: „Schauen Sie sich jede Unterlage an und fragen Sie sich: Muss die wirklich wieder auf den Schreibtisch?“
Unterlagen, die zwar noch erledigt werden müssen, aber nicht dringend sind, können Beschäftigte separat lagern, sagt Katharina Dietze, Organisations-Expertin aus Schwelm bei Wuppertal. „Packen Sie die nicht so wichtigen Akten in einen Karton und stellen sie ihn in die Ecke.“
Bei freier Zeit können Berufstätige dann diesen Papierstapel abarbeiten. Damit der Schreibtisch aufgeräumt und übersichtlich bleibt, empfehlen beide Experten tägliches Aufräumen. Dazu gehört: Erledigtes abheften, Altes wegwerfen und Materialien wegräumen.
Trick 2: Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können
Die Abrechnung ist zwar noch nicht fertig, aber die neue E-Mail sollten Berufstätige trotzdem beantworten? Oder doch nicht? „Die vielen verschiedenen Anforderungen nach Dringlichkeit zu unterscheiden, ist wichtig, um voranzukommen“, sagt Carola Kleinschmidt, Autorin zum Thema aus Hamburg. Sie empfiehlt die Kategorisierung nach wichtig und dringlich: „Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringlich. Und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig.“ Oberste Priorität haben Aufgaben, die beides vereinen, wichtig und dringlich sind.
Fühlen sich Berufstätige ständig gestresst, sollten sie das nicht einfach ignorieren - sonst laufen sie Gefahr, einen Burnout zu bekommen. Mitarbeiter müssen spätestens dann die Notbremse ziehen, wenn sie merken, dass sie zur Entspannung immer häufiger zu Medikamenten greifen oder Alkohol trinken. Arbeitsmediziner raten, so schnell wie möglich den Betriebsarzt aufzusuchen: Er entwickelt mit Betroffenen Taktiken zum Stressabbau, bis hin zur Reha, und behandelt falls nötig auch das Thema Sucht. Konsequenzen muss man wegen des Gangs zum Betriebsarzt übrigens nicht befürchten: Er unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht.
Viele sind rund um die Uhr erreichbar, checken noch spätabends, am Wochenende oder im Urlaub ihre dienstlichen E-Mails. Diese Vermischung von Job und Freizeit ist auf Dauer ungesund. Gut sei deshalb, mit Vorgesetzten und Mitarbeitern klar abzusprechen: „Ich bin in einer Zeit X erreichbar, in Zeit Y ist das Diensthandy aus“, rät Prof. Thomas Kraus von der Deutschen Gesellschaft für Arbeitsmedizin und Umweltmedizin. Um psychischen Problemen, die ihren Ursprung im Job finden, entgegenzuwirken, helfe außerdem eine aktive Freizeitgestaltung: Statt abends nur erschöpft auf die Couch zu fallen und zum Feierabendbier zu greifen, sollte man besser musizieren oder Sport treiben.
Kleinschmidt empfiehlt eine feste Organisation des Tages: „Nehmen Sie sich zum Beispiel für Ihr E-Mail-Postfach feste Zeiten vor, dazwischen wird nichts abgerufen oder angeschaut.“ Sinnvoll sei es auch, bei Arbeitsvorgängen, die wichtig und dringlich sind, Ablenkungen zu vermeiden. Gut ist beispielsweise, dann die Bürotür zu schließen.
Für neuen Durchblick sind auch Pausen wirksam, sagt Küstenmacher: „Wenn Sie den Überblick verlieren, gehen Sie fünf Minuten vor die Tür und überlegen, was wirklich zählt.“
Multitasking, unangenehme Aufgaben oder lange To-do-Listen: Wie Sie damit umgehen, verraten wir auf der nächsten Seite.
Trick 3: Sich für Unangenehmes belohnen
Ein Gespräch mit dem Chef, ein schwieriges Telefonat, eine komplizierte Aufgabe: Immer wieder verlangt der Alltag Berufstätigen Tätigkeiten ab, die nicht angenehm sind. Der innere Schweinehund möchte dann schieben, schieben, schieben. „Doch zufrieden macht die Aufschieberei nicht“, erzählt Dietze. Sie empfiehlt, bei schwierigen Dingen an die angenehmen Folgen zu denken und sich eine Belohnung in Aussicht zu stellen.
Carola Kleinschmidt rät zu einer Philosophie der kleinen Schritte: „Überlegen Sie, wie Sie die Sache konkreter machen, fragen Sie den Chef zum Beispiel erstmal nur nach einem Gesprächstermin.“
Bei unangenehmen Tätigkeiten, die regelmäßig oder sogar täglich zum Programm gehören, helfen feste Zeiten, sagt Dietze: „Machen Sie das Unangenehmste am besten immer gleich zuerst, und belohnen Sie sich mit netten Aufgaben, die danach kommen.“
Trick 4: Nicht für alles verantwortlich fühlen
Während der eine Kollege ungestört arbeiten kann, gehen beim anderen ständig Anfragen ein: Manche Menschen werden im Büroalltag eher einbezogen als andere. „Wer betroffen ist, kann dann schnell mit Aufgaben konfrontiert werden, die eigentlich gar nicht zum verantwortlichen Bereich gehören“, sagt Carola Kleinschmidt. Sie rät dazu: „Betrachten Sie jede neue Aufgabe wie ein Paket vom Postboten und fragen Sie sich: Will und muss ich das annehmen?“
Werner Tiki Küstenmacher hat gute Erfahrungen mit einer „Not-to-do-Liste“ gemacht: „Notieren Sie sich all die Dinge, die Sie in Zukunft nicht mehr übernehmen möchten.“ Ob die Organisation der Betriebsfeier oder das Ehrenamt für die Kaffeeküche: „Misten Sie all die Dinge aus, die Sie immer nur Zeit und Nerven kosten.“
Trick 5: Multitasking vermeiden
Viele Jahre wurde die Fähigkeit zum Multitasking als Erfolgsrezept gefeiert: „Doch das Gegenteil ist der Fall“, sagt Küstenmacher. „Die wirklich erfolgreichen Menschen konzentrieren sich immer nur auf eine Sache, deshalb wird die dann auch richtig gut!“
Küstenmacher rät zu konsequentem Mono-Tasking: „Machen Sie eins nach dem anderen.“ Im Augenblick zu sein und der aktuellen Tätigkeit absolute Priorität einzuräumen, sei die beste Methode, am Abend zufrieden nach Hause zu kommen. „Nur so bekommt man das gute Gefühl, richtig was geschafft zu haben.“ (dpa)
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